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一般情况下，大多数公司并不真正了解使用复印机的成本究竟是多少。不管怎样，它仍是现代办公室中使用一台复印机的使用时间通常在3--5年，在此期间，复印的张数又会产生相关的使用及维护成本,因此单张成本的大小决定了使用及维护成本的高低。不同类型，不同大小，容量，速度，附加功能的设备单张成本有很大的差异。合理的单张成本是建立在正确的选择和有效率的服务承诺之上。 复印机的“使用价值”可能比“所有权价值”重要。租赁是提高使用效率的方式之一，容易且直接，也比较经济。但并不所有的情况都适合，需要详尽分析的结果。